Regulamin Serwis HUB-KSeF

1 Postanowienia ogólne

1.1 Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług za pomocą serwisu HUB-KSeF dostępnego pod adresem hub-ksef.itrabbit.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług.

1.2 Regulamin jest udostępniony Użytkownikom nieodpłatnie za pośrednictwem strony WWW w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

1.3 Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu. Rejestracja konta oraz rozpoczęcie korzystania z Serwisu są równoznaczne z akceptacją warunków Regulaminu.

1.4 HUB-KSeF jest usługą SaaS (oprogramowanie jako usługa), która zbiera faktury z systemów źródłowych Użytkownika i przesyła je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.

1.5 W zakresie danych osobowych zawartych w fakturach i danych kontrahentów Użytkownika Operator pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) na podstawie odrębnej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawieranej z każdym Użytkownikiem (pkt 11).

2 Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług poprzez Serwis.

Serwisie lub HUB-KSeF – rozumie się przez to serwis internetowy dostępny pod adresem hub-ksef.itrabbit.pl umożliwiający korzystanie z usług, o których mowa w pkt 4.

Operatorze – rozumie się przez to Rybczak i Wspólnicy Sp. z o.o., KRS: 0000361541, NIP: 642-318-72-10, ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice.

Użytkowniku – rozumie się przez to przedsiębiorcę (osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej) korzystającego z Serwisu w celu przesyłania wystawionych przez siebie faktur do KSeF.

Właścicielu – rozumie się przez to Użytkownika, który założył konto i zarządza rozliczeniami; jeden Właściciel może obsługiwać wiele podmiotów (numerów NIP) w ramach jednego konta.

Kontrahencie – rozumie się przez to podmiot lub osobę wskazaną na fakturze Użytkownika (nabywca, sprzedawca, odbiorca), której dane są przetwarzane w Serwisie w związku z wystawieniem i wysyłką faktury.

Systemie źródłowym – rozumie się przez to aplikację lub program Użytkownika, z którego faktury są przekazywane do Serwisu za pośrednictwem API lub w inny udostępniony sposób.

KSeF – rozumie się przez to Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów, do którego Serwis przesyła faktury Użytkownika.

Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie usług poprzez Serwis, zawartą między Operatorem a Użytkownikiem z chwilą dokonania pierwszej opłaty za korzystanie z Serwisu.

Umowie Powierzenia – rozumie się przez to umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną pomiędzy Operatorem (jako podmiotem przetwarzającym) a Użytkownikiem (jako administratorem danych) na podstawie art. 28 RODO.

Cenniku – rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu informację określającą warunki i wysokość odpłatności; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.

Panelu – rozumie się przez to część Serwisu dostępną po zalogowaniu, służącą do zarządzania kontem, fakturami i rozliczeniami.

3 Prawa autorskie i dane Użytkownika

3.1 Wyłączne prawa autorskie do Serwisu HUB-KSeF należą do Operatora i podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r.

3.2 Użytkownik nie jest uprawniony do kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania ani wykorzystywania elementów Serwisu bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora.

3.3 Dane i faktury wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu pozostają własnością Użytkownika. Operator nie nabywa do nich żadnych praw poza uprawnieniami niezbędnymi do świadczenia usług objętych Umową.

4 Zakres świadczonych usług

Na mocy Umowy Operator, za pomocą Serwisu, zobowiązuje się świadczyć na rzecz Użytkownika następujące usługi:

4.1 Przyjmowanie faktur z systemów źródłowych Użytkownika (przez API lub w inny udostępniony sposób) oraz ich walidację pod kątem wymogów formatu FA(3).

4.2 Uzupełnianie danych kontrahentów na podstawie publicznego rejestru GUS/REGON (na podstawie numeru NIP) w zakresie niezbędnym do poprawnego wystawienia faktury.

4.3 Generowanie faktury w formacie FA(3) oraz jej przesyłanie do KSeF, a następnie udostępnianie Użytkownikowi numeru KSeF i Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

4.4 Udostępnianie Panelu do przeglądania faktur, ich statusów, numerów KSeF i UPO oraz do ręcznego wystawiania faktur.

4.5 Opcjonalne powiadomienia SMS i e-mail zgodnie z pkt 9.

4.6 Zakres świadczonych usług jest uzależniony od zawarcia Umowy oraz wybranego planu abonamentowego i wykupionych dodatków (np. dostęp do API, pakiet SMS).

4.7 Okres próbny: Nowo zarejestrowany Użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp do Serwisu przez okres 14 dni z pełną funkcjonalnością. Po upływie okresu próbnego dalsze korzystanie wymaga dokonania opłaty zgodnie z Cennikiem.

4.8 Operator zastrzega możliwość rozbudowy Serwisu o nowe funkcje oraz modyfikacji istniejących, z zachowaniem postanowień pkt 13.

5 Wysyłka faktur do KSeF

5.1 Użytkownik odpowiada za prawidłowość, kompletność i zgodność ze stanem faktycznym danych zawartych w fakturach przekazanych do Serwisu, w szczególności za dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, kwoty i stawki VAT.

5.2 Wysyłka faktury do KSeF wymaga ważnego certyfikatu lub tokenu uwierzytelniającego Użytkownika (lub podmiotu, w imieniu którego Użytkownik wystawia faktury), wgranego w Panelu. Za ważność i uprawnienia wynikające z certyfikatu odpowiada Użytkownik.

5.3 Operator dokłada starań, aby faktury były przesyłane do KSeF poprawnie i terminowo, jednak nie odpowiada za odrzucenie faktury przez KSeF wynikające z błędnych danych wprowadzonych przez Użytkownika, braku lub wygaśnięcia uprawnień certyfikatu, ani za przerwy lub błędy po stronie systemów Ministerstwa Finansów.

5.4 Numer KSeF oraz UPO zwrócone przez KSeF są udostępniane Użytkownikowi w Panelu i stanowią potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF.

5.5 Operator nie jest stroną stosunku prawnego pomiędzy Użytkownikiem a jego Kontrahentami i nie ponosi odpowiedzialności za treść ani skutki podatkowe wystawionych faktur.

6 Dostęp do Serwisu i rejestracja

6.1 Operator świadczy usługi poprzez Serwis za pomocą sieci Internet.

6.2 Użytkownik może korzystać z Serwisu za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, spełniającego następujące wymagania techniczne: zaktualizowana przeglądarka internetowa (Chrome 90+, Firefox 90+, Edge 90+ lub Safari 14+), włączona obsługa JavaScript i plików cookies, stabilne połączenie internetowe.

6.3 Rejestracja wymaga podania: nazwy firmy, numeru NIP, imienia i nazwiska osoby kontaktowej, adresu e-mail (będącego loginem) oraz numeru telefonu. Użytkownik jest zobowiązany do podania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym oraz ich niezwłocznej aktualizacji w razie zmiany.

6.4 Podczas rejestracji Użytkownik tworzy hasło zawierające co najmniej 8 znaków, w tym co najmniej jedną literę i jedną cyfrę. W przypadku zapomnienia hasła dostępna jest funkcja jego odzyskania.

6.5 W toku rejestracji numer telefonu Użytkownika może być weryfikowany kodem przesłanym wiadomością SMS. Warunkiem aktywacji konta jest akceptacja Regulaminu, Polityki Prywatności oraz Umowy Powierzenia.

6.6 Jedno konto (Właściciel) może obsługiwać wiele podmiotów (numerów NIP). Właściciel może tworzyć w ramach swojego konta dodatkowych użytkowników o ograniczonych uprawnieniach (podgląd) lub uprawnieniach pełnych.

7 Okres świadczenia usług i zawarcie umowy

7.1 Za dzień rejestracji uznaje się dzień zakończenia procesu rejestracji i uzyskania dostępu do Serwisu.

7.2 Od dnia rejestracji Użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp próbny zgodnie z pkt 4.7.

7.3 Dokonanie pierwszej płatności jest równoznaczne z zawarciem Umowy o świadczenie usług oraz akceptacją Regulaminu i Polityki Prywatności w brzmieniu aktualnym na dzień płatności.

7.4 Użytkownik może korzystać z Serwisu w wariancie miesięcznym lub w wariantach 6- i 12-miesięcznych, zgodnie z Cennikiem. Wybór wariantu dłuższego przedłuża ważność konta o odpowiednią liczbę miesięcy.

7.5 Umowa może zostać rozwiązana: w każdym czasie za porozumieniem stron, po upływie opłaconego okresu (brak odnowienia), w razie ustania bytu prawnego Użytkownika, w razie nieopłacenia należności w terminie, a także w drodze wypowiedzenia na zasadach określonych poniżej.

7.6 Użytkownik może rozwiązać Umowę w każdym czasie bez podania przyczyn, z zachowaniem okresu wypowiedzenia równego bieżącemu cyklowi rozliczeniowemu. Opłaty za niewykorzystany okres nie podlegają zwrotowi, chyba że rozwiązanie następuje z winy Operatora.

7.7 Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Użytkownik: umyślnie narusza Umowę lub Regulamin, podejmuje działania zagrażające bezpieczeństwu danych, dokonuje czynności niezgodnych z prawem, działa na szkodę Operatora lub innych Użytkowników, podał nieprawdziwe dane rejestracyjne albo zalega z płatnościami powyżej 30 dni.

8 Odpłatność i płatności

8.1 Korzystanie z pełnego zakresu usług Serwisu jest odpłatne na zasadach określonych w Cenniku dostępnym na stronie głównej Serwisu.

8.2 Opłatę uiszcza się z góry na podstawie faktury pro-forma, przelewem lub za pomocą płatności elektronicznej realizowanej przez operatora płatności CashBill S.A.

8.3 W ramach realizacji płatności do operatora płatności przekazywane są dane niezbędne do jej przeprowadzenia i identyfikacji (m.in. kwota, numer proformy, dane identyfikujące płatnika). Zasady przetwarzania danych przez operatora płatności określa jego regulamin i polityka prywatności.

8.4 Po zaksięgowaniu wpłaty konto Użytkownika zostaje przedłużone o okres wynikający z wybranego planu. Operator udostępnia potwierdzenie płatności w Panelu.

8.5 W przypadku nieopłacenia faktury pro-forma w terminie Operator może: wysłać przypomnienie o płatności, ograniczyć dostęp do wybranych funkcji Serwisu (w szczególności do wystawiania i wysyłki faktur), a po upływie terminu płatności zablokować możliwość wystawiania faktur. Dostęp do podglądu wcześniej przesłanych faktur pozostaje zachowany.

8.6 Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu powiadomienia. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu.

9 Powiadomienia SMS i e-mail

9.1 Serwis wysyła wiadomości SMS (w szczególności kody weryfikacyjne przy rejestracji) oraz wiadomości e-mail (m.in. potwierdzenie rejestracji, faktury pro-forma, przypomnienia o płatności).

9.2 Wysyłka wiadomości SMS realizowana jest za pośrednictwem operatora telekomunikacyjnego Polkomtel Sp. z o.o. (sieć Plus), z zapasowym kanałem wysyłki na wypadek niedostępności operatora podstawowego. Wysyłka wiadomości e-mail realizowana jest za pośrednictwem dostawcy usługi poczty transakcyjnej. Podmioty te działają jako podprocesorzy – szczegóły w Polityce Prywatności oraz w Umowie Powierzenia.

9.3 Powiadomienia niezbędne do świadczenia usługi (np. kod weryfikacyjny, informacja o płatności) są wysyłane w ramach wykonania Umowy. Powiadomienia marketingowe wysyłane są wyłącznie za odrębną zgodą Użytkownika.

10 Dane i ich ochrona

10.1 Dane Użytkownika oraz dane Kontrahentów wprowadzone do Serwisu stanowią własność odpowiednio Użytkownika i administratora tych danych. Operator nie nabywa do nich żadnych praw poza uprawnieniami niezbędnymi do świadczenia usług.

10.2 Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS/SSL), kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień, szyfrowane przechowywanie kluczy i danych uwierzytelniających certyfikatów KSeF, regularne kopie zapasowe oraz monitoring i audyt logów.

10.3 Serwis stosuje izolację danych pomiędzy Użytkownikami – dane, faktury i konta jednego Użytkownika nie są dostępne dla innych Użytkowników.

10.4 Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, określa Polityka Prywatności.

10.5 Po rozwiązaniu Umowy dane Użytkownika są przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa (w szczególności podatkowych), a następnie usuwane. Dane Kontrahentów są zwracane lub usuwane zgodnie z Umową Powierzenia (pkt 11).

10.6 W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Operator niezwłocznie podejmuje działania zgodne z art. 33–34 RODO i informuje Użytkownika o incydencie bez zbędnej zwłoki.

11 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

11.1 W zakresie, w jakim Użytkownik przekazuje do Serwisu dane osobowe Kontrahentów (np. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób wskazanych na fakturze), Operator pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO, a Użytkownik pełni rolę administratora tych danych.

11.2 Podstawą powierzenia przetwarzania danych jest Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, której treść dostępna jest pod adresem /powierzenie.php. Umowa Powierzenia jest akceptowana przez Użytkownika w toku rejestracji i stanowi załącznik do Umowy o świadczenie usług.

11.3 Operator przetwarza dane osobowe Kontrahentów wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usług (przyjęcie faktury, jej walidacja, uzupełnienie danych z rejestru GUS/REGON, wygenerowanie FA(3) i przesłanie do KSeF), przez czas trwania Umowy, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

11.4 Lista aktualnych podprocesorów dostępna jest w Polityce Prywatności oraz w Umowie Powierzenia. O planowanej zmianie podprocesora Operator informuje Użytkownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, umożliwiając wyrażenie sprzeciwu.

12 Odpowiedzialność Operatora i reklamacje

12.1 Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu pod względem technicznym i prawnym.

12.2 Operator nie ponosi odpowiedzialności za: przerwy w działaniu Serwisu wynikające z siły wyższej, awarii infrastruktury telekomunikacyjnej lub przyczyn niezależnych od Operatora; błędy lub niedostępność systemów Ministerstwa Finansów (KSeF); szkody wynikłe z niewłaściwego korzystania z Serwisu, nieprawidłowych danych wprowadzonych przez Użytkownika, ujawnienia hasła osobom trzecim ani z treści danych wprowadzanych przez Użytkownika.

12.3 Odpowiedzialność Operatora z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, chyba że szkoda wynikła z umyślnego działania Operatora.

12.4 Operator dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie co najmniej 99% czasu w skali miesiąca, z wyłączeniem planowanych przerw konserwacyjnych.

12.5 Reklamacje można zgłaszać pocztą elektroniczną na adres biuro@hub-ksef.pl lub pisemnie na adres siedziby Operatora. Operator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych i informuje Użytkownika o decyzji drogą elektroniczną lub pisemną.

13 Zmiana Regulaminu

13.1 Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, w szczególności w przypadku: zmian technologicznych lub organizacyjnych w Serwisie, konieczności dostosowania do przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności lub zmiany warunków współpracy z podprocesorami.

13.2 O zamiarze zmiany Regulaminu Operator zawiadamia Użytkownika wiadomością e-mail na adres podany podczas rejestracji, powiadomieniem w Panelu oraz przez opublikowanie nowej treści na stronie Serwisu.

13.3 Zmiana wchodzi w życie po upływie 21 dni od powiadomienia. Jeżeli Użytkownik przed upływem tego terminu złoży oświadczenie o nieprzyjęciu nowych warunków, Umowa zostaje rozwiązana z dniem wejścia w życie nowego Regulaminu, a Użytkownikowi przysługuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres abonamentowy.

13.4 Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wejściu w życie nowego Regulaminu jest równoznaczne z jego akceptacją.

14 Postanowienia końcowe

14.1 Regulamin podlega prawu polskiemu.

14.2 W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz innych obowiązujących przepisów prawa polskiego.

14.3 Wszelkie spory strony będą starały się rozwiązać polubownie; w razie braku porozumienia właściwy jest sąd siedziby Operatora.

14.4 Jeśli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 17 lipca 2026 r.