Polityka Prywatności i wykorzystywania plików cookies

I Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności ma charakter informacyjny i określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu HUB-KSeF dostępnego pod adresem hub-ksef.itrabbit.pl.
2. Administratorem danych osobowych Użytkowników (osób zakładających i obsługujących konto) jest Rybczak i Wspólnicy Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice, KRS 0000361541, NIP 642-318-72-10, REGON 243640719, kapitał zakładowy 17 500,00 PLN, e-mail: biuro@hub-ksef.pl, zwana dalej „Operatorem" lub „Administratorem".
3. HUB-KSeF to usługa SaaS zbierająca faktury z systemów źródłowych Użytkownika i przesyłająca je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W zakresie danych osobowych Kontrahentów zawartych w fakturach Operator pełni rolę podmiotu przetwarzającego – szczegóły w sekcji IV.
4. Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. oraz innymi obowiązującymi przepisami.
5. Administrator przetwarza dane zgodnie z zasadami minimalizacji, ograniczenia celu, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

II Rodzaje przetwarzanych danych

1. Dane Użytkownika (konto): imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, NIP, dane rozliczeniowe.
2. Dane zawarte w fakturach (dane Kontrahentów): nazwa, NIP, adres oraz inne dane wskazane na fakturze. W większości przypadków są to dane firm; dane osobowe pojawiają się, gdy Kontrahentem jest osoba fizyczna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. W odniesieniu do tych danych Operator działa jako podmiot przetwarzający (sekcja IV).
3. Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, logi dostępu i logi wysyłek – w celach bezpieczeństwa i administracyjnych.
4. Serwis nie przetwarza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych kart płatniczych – te ostatnie są przetwarzane wyłącznie po stronie operatora płatności (sekcja VII).

III Cele i podstawy przetwarzania

1. Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług, w tym prowadzenie konta i przesyłanie faktur do KSeF (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Wystawianie faktur i rozliczeń oraz wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Obsługa płatności abonamentowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie logów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Przesyłanie informacji handlowych – wyłącznie za odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

IV Operator jako podmiot przetwarzający dane Kontrahentów

1. W zakresie danych osobowych Kontrahentów zawartych w fakturach przekazanych przez Użytkownika, Operator pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych pozostaje Użytkownik.
2. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, w celu świadczenia usług Serwisu (przyjęcie faktury, walidacja, uzupełnienie danych z rejestru GUS/REGON, wygenerowanie FA(3) i przesłanie do KSeF).
3. Podstawą przetwarzania jest Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawierana pomiędzy Operatorem a każdym Użytkownikiem, dostępna pod adresem /powierzenie.php.
4. Operator nie przetwarza danych Kontrahentów dla własnych celów marketingowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim poza przypadkami wskazanymi w niniejszej Polityce.
5. Użytkownik jako administrator danych Kontrahentów zobowiązany jest do posiadania podstawy prawnej przetwarzania oraz do wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą (art. 13–14 RODO).

V KSeF i rejestr GUS/REGON

1. KSeF (Ministerstwo Finansów): faktury Użytkownika są przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów o fakturowaniu. Odbiór faktur przez KSeF wynika z przepisów prawa, a Ministerstwo Finansów jest odrębnym administratorem danych w tym zakresie.
2. Rejestr GUS/REGON: w celu poprawnego wystawienia faktury Serwis może pobierać publicznie dostępne dane podmiotu (nazwa, adres) na podstawie numeru NIP z rejestru REGON prowadzonego przez GUS. Jest to korzystanie z publicznego rejestru, a nie powierzenie przetwarzania.

VI Odbiorcy danych

1. Administrator może przekazywać dane następującym kategoriom odbiorców:
   • dostawcy infrastruktury IT (hosting, serwery),
   • operator płatności elektronicznych,
   • operator wysyłki SMS oraz dostawca poczty transakcyjnej (e-mail),
   • podmioty świadczące obsługę prawną, księgową i podatkową,
   • KSeF (Ministerstwo Finansów) – w zakresie przesyłanych faktur, na podstawie przepisów prawa.
2. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych bez zgody osoby, której dane dotyczą.

VII Podprocesory

Operator korzysta z usług następujących podprocesorów, którym może powierzać dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

Aktualna lista podprocesorów jest publikowana w niniejszej Polityce. O planowanym dodaniu lub zmianie podprocesora Operator informuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, umożliwiając wyrażenie sprzeciwu.

Dane Serwisu przechowywane są na infrastrukturze OVH Sp. z o.o. (ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław, KRS 0000220286, NIP 8992520556) zlokalizowanej na terytorium Polski. OVH Sp. z o.o. jest spółką zależną OVH Groupe SAS z siedzibą we Francji (Roubaix) – kraju należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

VIII Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Operator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wszyscy wskazani w sekcji VII podprocesorzy przetwarzają dane na terytorium Polski lub EOG.
2. W razie zmiany, która wiązałaby się z transferem poza EOG, Operator poinformuje Użytkowników i zapewni odpowiednie zabezpieczenia w rozumieniu art. 44–46 RODO.

IX Okres przechowywania danych

X Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane przetwarza Administrator, przysługują: prawo dostępu (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu (art. 21) oraz cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO).
2. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
3. W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pisemnie na adres siedziby lub e-mailowo: biuro@hub-ksef.pl. Administrator rozpatruje wnioski bez zbędnej zwłoki, nie dłużej niż w ciągu 30 dni.
4. Kontrahenci Użytkownika (osoby, których dane pojawiają się na fakturach) powinni kierować żądania w pierwszej kolejności do Użytkownika jako administratora ich danych. Operator jako procesor niezwłocznie przekaże takie żądanie odpowiedniemu Użytkownikowi.

XI Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego działania, w szczególności do utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika i zapewnienia bezpieczeństwa.
2. Pliki cookies niezbędne nie wymagają zgody. Ewentualne cookies analityczne lub funkcjonalne stosowane są wyłącznie za zgodą Użytkownika i mogą być wyłączone w ustawieniach przeglądarki.

XII Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), szyfrowane przechowywanie kluczy i danych uwierzytelniających certyfikatów KSeF, kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień, izolację danych pomiędzy Użytkownikami, regularne kopie zapasowe oraz monitoring i audyt logów.
2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator niezwłocznie podejmuje działania zgodne z art. 33–34 RODO, w tym w razie potrzeby powiadamia Prezesa UODO oraz osoby, których dane dotyczą.

XIII Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności podlega prawu polskiemu.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mailową lub przez powiadomienie w Panelu.
3. Data ostatniej aktualizacji: 17 lipca 2026 r..